Universidad Católica Boliviana "San Pablo"

SECRETARIA PUESTO ORGANIZACIONAL Se denomina secretaria. NIVEL JERÁRQUICO El nivel jerárquico del cargo corresponde al Operativo. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Depende de la asistente de Gerencia. OBJETIVOS Brindar apoyo administrativo y de coordinación a la Gerencia General y sus dependencias, dentro y fuera de la empresa. Manejo de la correspondencia de la Gerencia y sus dependencias. FUNCIONES a) Establecer procedimientos para la recepción, redacción, despacho y archivo de las correspondencias de las diferentes instancias de la empresa y de otras empresas. b) Registrar, organizar y clasificar la correspondencia interna y externa, ingresada tanto físicamente como vía correo electrónico, a fin de contar con todos los antecedentes para su atención por las unidades dependientes de la Gerencia General. c) Elaborar, redactar, tomar dictado y registrar correctamente la documentación, circulares e instructivos de la Gerencia General y sus dependencias, para su despacho a otras áreas o instituciones. d) Controlar y efectuar seguimiento de asuntos pendientes de respuesta, correspondencia, contratos y otros, tanto en las unidades dependientes de la Gerencia General, como en otras reparticiones de la Empresa. e) Atender y re-direccionar las llamadas telefónicas a las unidades dependientes de la Gerencia General. f) Informar a las Gerencias de áreas y jefatura de departamentos sobre asuntos importantes a ejecutarse y de la correspondencia recibida que requiera atención inmediata. g) Otras actividades inherentes a su cargo.