Universidad Católica Boliviana "San Pablo"

Universidad Católica Boliviana San Pablo Anexos LyMariel Castedo Soria 275 Responsables: Se deben definir cuáles son las responsabilidades tanto acerca del documento y su actualización, así como sobre la aplicación o cumplimiento del contenido del mismo. Definiciones: Si aplica, se deben determinar las definiciones necesarias para la mejor comprensión del documento Abreviatura: abreviaciones utilizadas a lo largo del documento para evitar frases repetitivas. Descripción: Aquí se detalla la información que se va a desarrollar en el documento, la cual depende del objetivo del mismo. Registros : son los documentos o registros utilizados como guía. Control de cambios: aquí se describe cuando los documentos sufren algún cambio. Distribución del documento Copia controlada  Aplica cuando el uso de los documentos está restringido y su uso debe estar bajo responsabilidad nominada.  Los destinatarios de las copias controladas serán principalmente, aunque no únicamente, los Gerentes de Área, Gerentes de proyecto, y supervisores.  Las copias controladas impresas se identifican por contar con un sello de color azul en la página inicial o carátula que dice “COPIA CONTROLADA”, lo cual será una indicación para que no sea editado, enmendado o modificado sin previa autorización del Departamento de Seguridad.  Eventualmente se podrán entregar Copias Controladas en formato electrónico, ocurrirá cuando no sea viable entregar en papel o demande la urgencia de envió. En estos casos se debe escanear la primera página con firmas y convertir todo el cuerpo en formato pdf. La evidencia de recepción será la respuesta de parte del destinatario. Copia no controlada  La distribución de copias No Controladas aplicará cuando el uso de los documentos no tiene restricción. Podrán ser multiplicadas para re distribución a otros usuarios; sin embargo, el uso debe ser discreto y apropiado, es decir, sin perder de vista el objetivo y alcance del documento.  La entrega podrá ser en formato papel o vía electrónica. Se identificará mediante sello de Copia No Controlada o simplemente por la ausencia de sello.