Universidad Católica Boliviana "San Pablo"

Universidad Católica Boliviana Etapas del Proceso de Implementación Manuel Rodrigo Martínez Gonzales 98 Registrado el documento se comunica con la Gerencia General para que ésta asigne el área a la que se entregará dicho documento, dicha asignación queda registrada en el Cuaderno de Documentos Recibidos. Nota: Los documentos de origen externo podrán ser reproducidos (fotocopias, escaneos, etc.) de acuerdo a requerimiento, debiendo tomarse en cuenta asegurar su legibilidad. (6.) Resguardo y facilitación en la recuperación de documentos del SGC.- Posterior a la emisión de los documentos se procede a su resguardo. Los documentos originales del SGC, son archivados en carpetas (Folders), los cuales tienen en el lomo la identificación respectiva, para su rápida accesibilidad. El Coordinador de Sistema de Gestión es la persona que realiza el resguardo de los documentos en medios informáticos, siendo el encargado de realizar las copias de seguridad necesarias de acuerdo a la necesidad, así como salvaguardar del ataque de virus informáticos e intrusos al sistema. Todos los registros de calidad en papel o electrónicos son clasificados físicamente por el generador (por nombre, fecha, tipo de información u otra forma conveniente para el usuario) y ubicados en sitios accesibles al personal que los requiere para el desarrollo de su trabajo permitiendo su fácil y oportuna recuperación. (7.) Control de la documentación obsoleta El Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad es responsable de prevenir que los documentos documento obsoletos se encuentren en uso. Cuando se emita un nuevo documento el Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad debe asegurarse que los responsables entreguen el documento obsoleto además determina la disposición del mismo conjuntamente con la Gerencia. El documento obsoleto debe ser destruido o archivado en una carpeta de documentos obsoletos con el sello de obsoleto la cual se encuentra en los archivos de Logística con la autorización con el visto bueno de la gerencia. Como evidencia de la existencia del procedimiento de control de documentos y la aprobación se encuentra en anexo la caratula con las firmas de aprobación.