Universidad Católica Boliviana "San Pablo"

PROCEDIMIENTO HSE CODIGO: HSE ‐ PR ‐ XXX REV.: 00 CONTROL DE REGISTROS PÁGINAS: 3 de 4 FECHA: 5. DESCRIPCION. 5.1. CONTROL DE LOS FORMULARIOS: La persona que requiera introducir un nuevo formato de formulario o alguna modificación en el formato de los mismos dentro del SGI deberá consensuar con el Supervisor(a) de SSMA para proceder de acuerdo al procedimiento “Control de Documento”, tomando como referencia los puntos 4.1 o 4.2. El supervisor(a) de SSMA deberá incluir en la Lista de Control de Documentos, la codificación del nuevo formulario o la codificación del formulario modificado. 5.2. CONTROL SOBRE EL ACCESO DE LOS FORMULARIOS: Para acceder a los formularios del SGI se deberá considerar el tipo de formulario requerido, que puede ser: Electrónico y Talonario.  Formulario Electrónico: es aquel que se encuentra en la Red y se controla a través de un Backup.  Formulario Talonario: Es el que se encuentra impreso, con sus respectivas copias. La responsable de controlar y distribuir los talonarios es el Supervisor(a) de SSMA, según el dato “Personal Responsable de Talonarios” 5.3. CONTROL DE LOS REGISTROS: Toda persona es responsable de archivar los registros que le corresponde y deberá mantener una Carpeta para el archivo de los mismos. Cuando un registro sea mal emitido deberá ser archivado por el Solicitante (original y copia(s)), con el nombre de ANULADA. La persona responsable de controlar y actualizar los registros es el Supervisor(a) de SSMA a través de la Lista de Control de Registros El tiempo de retención de los registros SGI es de 5 años: