Universidad Católica Boliviana "San Pablo"

PROCEDIMIENTO HSE CODIGO: HSE ‐ PR ‐ XXX REV.: 00 CONTROL DE DOCUMENTOS PÁGINAS: 3 de 5 FECHA: 4. DESCRIPCION. 4.1. EMISION DE DOCUMENTOS:  Identificar la necesidad de elaborar el documento: La persona responsable de cada Área y/o Unidad debe analizar la necesidad de elaborar un documento.  Elaborar y verificar el documento: El Responsable del Área y/o Unidad elaborar el documento en coordinación con el Supervisor(a) del SSMA. En caso de que se trate de un documento que involucre a más de un Área y/o Unidad, se debe coordinar con los otros responsables.  Aprobar el documento: El Gerente del Departamento o el Gerente General (si corresponde) es el responsable de aprobar el documento.  Asignar códigos para nuevos documentos: Una vez aprobado el documento se procede a codificar según corresponda.  Oficializar el documento: Se procede a emitir y distribuir el documento a todas las personas que les corresponda. Cuando el documento físico entregado sea sellado como “COPIA CONTROLADA” debe ser registrado en el formulario “Implementación de Documentos”, y cuando el documento entregado no contenga ningún tipo de sello, será considerado de tipo informativo y no se registrara en el Formulario. En caso de los documentos electrónicos serán identificados como “COPIA CONTROLADA “y su actualización se realizara a través de vía e ‐ mail.  Actualizar ListaMaestra de Control de Documentos del SGI: Después de oficializado el documento actualizarse la Lista de Control de Documentos. 4.2. MODIFICACION DE DOCUMENTOS.  Identificar la necesidad de modificar un documento: El Responsable de cada área y/o Unidad analiza la necesidad de cambia el documento.  Modificar el documento: El Responsable se encarga de realizar las modificaciones en coordinación con el Supervisor(a) de SSMA.