Universidad Católica Boliviana "San Pablo"

UCB “San Pablo” CAPITULO IV: DIAGNÓSTICO DE MANTENIMIENTO Vania Patricia Alarcón Velasco 91 proveedor para que prepare determinadas mercancías o servicios bajo ciertas condiciones (plazo de entrega, precio, transporte, etc.) normados bajo un contrato marco. El Fiscal del Contrato, deberá seguir la una secuencia de actividades a fin de crear un Pedido de Material o Servicio cargado a un Contrato Marco en vigencia. (Ver Cuadro 4.9. y Figura 4.17.) Cuadro 4.9. Proceso Para La Creación de Pedidos Bajo Contrato Marco. QUE QUIEN CUANDO COMO 1. Identificación de la necesidad de uso del Contrato Marco (CM) Unidad Solicitante / Fiscal del Contrato Cuando se requiera un material/servicio y pueda ser suplido por un CM habilitado. Verificando en su libro de fiscalización la factibilidad de uso de CM, tanto en cantidad del material /servicio, como en plazos y vigencia. 2. Creación del Pedido en SAP con cargo al CM Unidad Solicitante / Fiscal del Contrato Una vez realizada la anterior actividad y al inicio del periodo de fiscalización. Mediante la transacción ME21N del SAP, con tipo de documento ZPCM o ZPCS de acuerdo a los manuales de creación de pedidos bajo CM. El pedido deberá contener lo siguiente: Los ítems requeridos, la cantidad del material/servicio de dichos ítems, centro de costo y cuenta contable. 3. Gestionar la liberación en SAP y aprobación Escrita del Pedido Unidad Solicitante / Fiscal del Contrato Una vez realizada la anterior actividad y teniendo el Numero de Pedido asignado. Se deberá adjuntar en el Pedido en SAP para su liberación, toda información que se considere necesaria comunicar al gerente del contrato. Gestionar la liberación del pedido en SAP a través de su gerente de contrato, previa verificación de la existencia de la documentación. Luego, gestionar la firma del documento impreso y remitir el pedido firmado a Almacenes en el caso de Materiales. 4. Adquisición del Material / prestación del Servicio Contratista Una vez recibido el pedido aprobado y cargando el recibo del Pedido. De acuerdo a las condiciones, precios, plazos del Contrato y considerando las condiciones del pedido puntual. 5. Modificar/ Actualización del pedido Unidad Solicitante/ Fiscal del Contrato Una vez culminado el servicio/ adquisición del material y cuando el Pedido ha sido mayor a lo planificado. Al final de la ejecución del servicio/adquisición del Material, si el Fiscal detecta que el mismo ha tenido un volumen mayor al aprobado inicialmente, deberá modificar el pedido creado anteriormente adaptando el mismo a las cantidades y plazos modificados.