Universidad Católica Boliviana "San Pablo"

97 4.4.2. Secretaria Tabla 20 Hoja de descripción y análisis del puesto – secretaria DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE PUESTO Código GG-02 Puesto: Secretaria Fecha elaboración Fecha de revisión Área: Administrativa 2022 2022 Dependencia: Gerente general Autoridad lineal: ------------- Nivel organizacional: Operacional Relación de coordinación: Interna: Todas las áreas Externa: Publico externo 1. Descripción genérica: Colaborar con el gerente general en el área administrativa, es responsable de la documentación de la empresa y de la atención del público, efectuando esto durante la jornada de trabajo. 2. Descripción especifica: - Recibir a los visitantes y dirigirlos a los departamentos o individuos apropiados. - Mantener sistemas generales de registro de la empresa para resguardar la precisión de los archivos. - Tomar notas o apuntes de las indicaciones que le entregue el gerente general. - Redactar cartas, memos y correos electrónicos. - Reservar salas de reuniones, organizar conferencias telefónicas y tomar mensajes. 3. Requisitos intelectuales: Título académico: Secretariado bilingüe o secretariado gerencial. Experiencia: 1 a 2 años en cargos similares. 4. Requisitos físicos: Exigencia física Bajo Medio X Alto Exigencia mental Bajo Medio Alto X 5. Responsabilidades adquiridas sobre: Equipo de computación Documentación confidencial X Dinero Relaciones interpersonales X Muebles y enseres de oficina X Elaboración de documentación X Equipos y maquinaria Uniforme y equipo de seguridad Herramientas Elaboración de documentación X 6. Condiciones de trabajo: Oficina X Exterior de la empresa X 7. Competencias requeridas para el puesto (Marcar con una cruz) Competencia Si No Competencia Si No Liderazgo X Trabajo en equipo X Comunicación oral y escrita X Puntualidad X Planificación y control X Relaciones interpersonales X Tolerancia al estrés X Destreza física X 8. Situación actual del puesto ACTIVO X INACTIVO Nota. Elaboración propia, 2022 (Entrevistas a autoridades superiores, respaldo en Anexos)