Universidad Católica Boliviana "San Pablo"

122 Cuadro N° 30: Manual de funciones Secretaria Académica “Colegio Msp” MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE CARGOS, FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES CARGO: SECRETARIA ACADÉMICA Jefe Inmediato: Director académico FUNCIONES GENERALES Es responsable de:  Atender consultas, requerimientos, reclamos y sugerencias de padres de familia, profesores, alumnos y visitantes en general sobre políticas, procedimientos, información académica y administrativa del Colegio mediante comunicados internos o externos.  Controlar los libros oficiales exigidos por el Ministerio de Educación mediante la recopilación de información correspondiente a matrículas, calificaciones y actas.  Manejar y controlar el uso del archivo de alumnos, del personal y de circulares del Colegio.  Realizar cualquier otra función relacionada con el cargo y que hayan sido asignadas por el Jefe inmediato.  Apoyar en interpretación de normas y procedimientos de la Secretaría de Educación mediante circulares e informes.  Dar soporte administrativo en los siguientes procesos o actividades:  En la admisión de nuevos alumnos al colegio.  Graduación de los bachilleres.  Llevar control de las planillas de notas y archivarlas.  Seguimiento a recuperación de calificaciones.  Actualización de listas, revisión y transcripción de notas para boletines.  Expedición de certificados académicos o laborales. Es la autoridad para:  Oficializar la matrícula a los estudiantes.  Elaborar cartas, documentos.  Informar a los padres de familia la admisión de nuevos estudiantes.  Generar certificados académicos.  Firmar actas y diplomas de grado.  Atender a los padres de los alumnos nuevos y darles información pertinente a las matrículas.  Transcribir circulares y documentos dirigidos a clientes internos y externos. REQUISITOS  Pregrado: Técnica en secretariado ejecutivo comercial y/o técnico profesional y/o áreas afines  Ortografía y redacción  Manejo de computador y herramientas de usuario final (Word, Excel, Power Point). COMPETENCIAS CLAVES  Responsabilidad.  Amabilidad.  Integridad.  Planificación y organización en el trabajo.  Trabajo en equipo.  Trabajo bajo presión. Fuente: Elaboración propia, septiembre 2016.