Universidad Católica Boliviana "San Pablo"

CAPITULO VI: Organización del Proyecto PROYECTO: Empresa productora de material didáctico para niños. Pág.: 111 DENOMINACIÓN DEL CARGO: Asistente RELACIONES JERARQUICAS Supervisa a: Ninguno FUNCIÓN BÁSICA Realizar actividades de asistencia a las diferentes áreas de la empresa y especialmente a la gerencia general. FUNCIONES ESPECÍFICAS a. Concurrir cuando se lo solicite a las reuniones de Gerencia, y reuniones de empleados, cuando lo dispongan las otras áreas. b. Recibir toda correspondencia que llega a la empresa y pasarla a Gerencia. c. Elaborar cartas requeridas por la Gerencia. d. Recibir y enviar Fax, a donde sea requerido. e. Archivar las correspondencias, cotizaciones tanto recibidas como enviadas. f. Administrar el fondo fijo de caja chica con la respectiva rendición de cuentas, presentar facturas o recibos para descargo. g. Atender las llamadas para Gerencia y pasarlas cuando así se lo autorice. h. Llevar el control del material de escritorio, realizando la respectiva previsión. i. Llevar el control del material impreso, pidiéndolo cuando sea necesario. j. Realizar citaciones de las gerencias cuando así se requiera. k. Archivar en forma ordenada y sistemática toda la documentación recibida. l. Organizar el archivo de Gerencia y el Archivo general de la empresa. m. Coadyuvar las labores del área de ventas referente a las recepciones de pedidos, notas de remisión. n. Coordinar con almacén para su despacho de mercaderías a los clientes en forma oportuna y eficiente. o. Llevar control y archivo de las notas de remisión en todas sus copias. REQUISITOS Secretaria ejecutiva Experiencia: Un año en funciones similares 1